§ 40 GMbHG
(1) Die Geschäftsführer haben unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung eine von ihnen unterschriebene Liste der Gesellschafter zum Handelsregister einzureichen, aus welcher Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der letzteren sowie die Nennbeträge und die laufenden Nummern der von einem jeden derselben übernommenen Geschäftsanteile zu entnehmen sind. Die Änderung der Liste durch die Geschäftsführer erfolgt auf Mitteilung und Nachweis. (2) Hat ein Notar an Veränderungen nach Absatz 1 Satz 1 mitgewirkt, hat er unverzüglich nach deren Wirksamwerden ohne Rücksicht auf etwaige später eintretende Unwirksamkeitsgründe die Liste anstelle der Geschäftsführer zu unterschreiben, zum Handelsregister einzureichen und eine Abschrift der geänderten Liste an die Gesellschaft zu übermitteln. Die Liste muss mit der Bescheinigung des Notars versehen sein, dass die geänderten Eintragungen den Veränderungen entsprechen, an denen er mitgewirkt hat, und die übrigen Eintragungen mit dem Inhalt der zuletzt im Handelsregister aufgenommenen Liste übereinstimmen. (3) Geschäftsführer, welche die ihnen nach Absatz 1 obliegende Pflicht verletzen, haften denjenigen, deren Beteiligung sich geändert hat, und den Gläubigern der Gesellschaft für den daraus entstandenen Schaden als Gesamtschuldner.

Demnach verdrängt die Zuständigkeit des Notars gem. § 40 II GmbHG die Zuständigkeit des/der Geschäftsführer(s), so dass jeweils nur einer von beiden zuständig sein kann. Nach Ansicht des OLG Hamm bleibt aber offen, ob die Zuständigkeitsfrage dahinstehen kann, wenn sowohl der Geschäftsführer als der Notar die Liste unterzeichnen. Die Frage ist: ob also die zusätzliche Unterschrift des (tatsächlich) unzuständigen Geschäftsführers der Wirksamkeit der unterschriebenen Erklärung des zuständigen Notars entgegensteht.

Das OLG Hamm verneint diese Frage und kommt zu dem Ergebnis: „Wird die Liste von allen Personen unterzeichnet, deren Befugnis bzw. Verpflichtung hierzu in Betracht kommt, so steht fest, dass jedenfalls auch die zuständige Person unterzeichnet hat. Hiermit ist dem Zweck der Unterzeichnung genüge getan. Dieser besteht darin, dass entweder der Geschäftsführer unter der Haftungsandrohung des § 40 Abs. 3 GmbHG oder der Notar im Rahmen seiner Amtspflichten die persönliche Gewähr für die Richtigkeit der eingereichten Liste übernimmt. Unterzeichnen nun beide die Liste, so übernehmen formal beide diese Gewähr und setzen sich der Gefahr einer entsprechenden Haftung aus. Mehr ist im Registerverfahren nicht zu prüfen.“